Een kerstborrel organiseren lijkt een klus die je in een paar weken regelt. In de praktijk lopen de agenda’s van collega’s in december snel vol, net als de planning van locaties en cateraars. Wie in het najaar al keuzes maakt, heeft meer opties en minder stress in de laatste weken van het jaar.
Bepaal eerst wat voor avond je wilt
Wil je een kerstborrel organiseren, begin dan met de vraag wat de avond moet opleveren. Moet het vooral een informele afsluiting van het jaar worden? Of hoort er ook een moment bij waarop de directie het woord neemt? Dat antwoord bepaalt hoeveel tijd je nodig hebt en welke ruimte past. Stel daarnaast vast hoe groot de groep wordt en of partners welkom zijn.
Een vast budget per persoon maakt latere keuzes eenvoudiger. Je vergelijkt locaties en arrangementen dan op dezelfde manier. Was het een zwaar jaar? Dan is de borrel een goed moment om te benoemen wat jullie samen hebben bereikt. Kijk in het nieuwe jaar ook hoe je meer structuur en motivatie in een drukke werkomgeving brengt.
Een locatie die past bij je groep
Ga je een kerstborrel organiseren op kantoor? Dat is snel geregeld en houdt de kosten laag. Het nadeel is dat collega’s op hun eigen werkplek moeilijker loskomen van het werk. Een externe locatie zorgt voor een duidelijke overgang naar een feestavond. Let bij je keuze op de bereikbaarheid, de parkeermogelijkheden en een eigen ruimte voor je groep.
Zoek je iets anders dan een zaaltje of café? Dan is een kerstborrel op een verwarmd schip in Limburg het overwegen waard. Het schip is winters aangekleed en blijft tijdens het feest aan de kade in Maasbracht liggen. Je groep krijgt een eigen ruimte aan boord. Omdat het arrangement all-inclusive is, hoef je eten en drinken niet apart te regelen.
Prik de datum ruim op tijd
December zit bij veel mensen vol met kerstdiners, schoolvoorstellingen en familiebezoek. Stuur daarom eerst een datumprikker rond met een paar opties. Zodra de datum vaststaat, volgt een save the date. De officiële uitnodiging stuur je later.
Een vrijdag is populair, omdat veel collega’s de volgende ochtend niet vroeg hoeven op te staan. Kies je voor een externe locatie? Reserveer dan direct zodra je de datum weet. Juist de avonden in december kunnen snel volgeboekt raken.
Eten en drinken voor een gemengde groep
Borrelhapjes passen bij een korte avond waarin mensen vooral staan en praten. Duurt de borrel langer, dan is een walking dinner of buffet prettiger. Gasten eten dan een volwaardige maaltijd zonder lang aan tafel vast te zitten. Glühwein en warme chocolademelk zijn klassiekers in deze tijd van het jaar.
Zorg ook voor alcoholvrije drankjes voor collega’s die niet drinken of zelf rijden. Vraag dieetwensen en allergieën al bij de aanmelding uit. Een cateraar of locatie kan dan op tijd een goed alternatief regelen.
Een programma met ruimte om bij te praten
Een kerstborrel hoeft geen volgepland evenement te zijn. Houd een eventuele speech kort en kies één activiteit, zoals een kerstquiz of muziek van een dj. Zo blijft er genoeg tijd over voor gesprekken tussen collega’s die elkaar op de werkvloer weinig spreken.
Begin je direct na werktijd? Houd er dan rekening mee dat collega’s na een volle dag minder energie hebben. Een rustige start met iets warms en een hapje helpt om de werkdag af te sluiten. Kom je na de laatste weken moeilijk tot rust? Lees dan hoe je je hoofd leegmaakt na een lange werkdag.
Dresscode en vervoer regel je vooraf
Wie voor het eerst een kerstborrel moet organiseren, vergeet vaak de praktische zaken rond de avond. Een thema of dresscode is niet nodig, maar een foute kersttrui of een feestelijk accessoire zorgt vaak voor voorpret. Houd de dresscode wel optioneel, zodat niemand zich verplicht voelt om iets nieuws te kopen.
Denk daarnaast na over hoe collega’s thuiskomen. Vermeld in de uitnodiging waar gasten kunnen parkeren en of de locatie goed bereikbaar is met het ov. Stel carpoolen voor aan collega’s die dezelfde kant op moeten. Zo kan iedereen de borrel ontspannen afsluiten.
Wat zet je in de uitnodiging?
Een duidelijke uitnodiging voorkomt veel losse vragen via de mail. Zet in elk geval deze punten erin:
- de datum met begin- en eindtijd
- het adres van de locatie, met informatie over parkeren of het ov
- de dresscode, als je die hebt
- of partners welkom zijn
- de datum waarop collega’s zich uiterlijk aanmelden
- de vraag naar dieetwensen en allergieën
Stuur een week voor de borrel nog een korte herinnering. Zo vergeet niemand de borrel en verwerk je late afmeldingen nog op tijd.
Goed voorbereid heb je zelf ook tijd voor de borrel
Een kerstborrel organiseren verloopt rustiger als je de keuzes over doel, locatie en datum vroeg maakt. In december houd je dan vooral kleine taken over. Verdeel die over een paar collega’s, zodat de organisatie niet op één persoon neerkomt. Dan sta je op de avond zelf niet achter de schermen, maar tussen je collega’s.
