Je hebt verschillende systemen binnen je organisatie die niet met elkaar communiceren. Hierdoor missen sommige afdelingen de juiste informatie of wordt er veel tijd verloren om hier naar te vragen. Een ERP-systeem zou daarin een goede oplossing kunnen zijn.
Hoe implementeer je nou zo’n nieuw programma?
Een goede opstart en uitvoering van een nieuw systeem is essentieel. Maar hoe pak je dit aan? Hieronder een aantal tips die je kunnen helpen bij implementatie, migratie en kennisdeling.
Duidelijke uitleg
Belangrijk is om bij een nieuw systeem of nieuw software pakket een duidelijke uitleg te geven aan de gebruikers. Dit enerzijds om te voorkomen dat ze fouten maken en bestanden verkeerd worden opgeslagen. Maar ook zodat ze weten waarom ze bepaalde dingen doen. Dingen verhoogt de motivatie om het programma ook daadwerkelijk te gebruiken, anders wordt er snel terug gevallen op oude methodes.
Externe partner in handen nemen
Soms kan het makkelijk zijn om voor die opstartfase of eerste implementatie een externe partner in handen te nemen. Hiervoor is een Odoo implementatie een aanrader! Zij helpen de gebruikers op weg bij vragen en maken als het ware een route om stap voor stap door de software heen te lopen. Dit neemt jou veel tijd uit handen. Je hoeft zelf geen tijd te steken in uitleg én je medewerkers krijgen meteen de info van een expert.
Goede migratie
Waarschijnlijk hadden jullie voor het ERP-pakket ook al verschillende software of administratie pakketten in huis. Het is natuurlijk wel belangrijk dat deze informatie niet onderweg verloren gaat maar gelijk en zo uitgebreid mogelijk wordt overgezet op het nieuwe systeem.
Learning on the job
Wanneer je ervoor zorgt dat je medewerkers volledig zijn ingewerkt met de softwarepakketten binnen je organisatie kunnen zij dit ook gelijk uitleg aan nieuwe medewerkers. Natuurlijk geld voor veel van dit soort dit dingen dat al doende men leert, maar toch is het fijn om tips & tricks te krijgen van ervaren gebruikers
Reflecteren
Wel is het belangrijk om met gebruikers van de nieuwe software in gesprek te blijven. Zij kunnen namelijk ook input bieden voor een nieuwe update. Daarnaast wil je voorkomen dat mensen terugvallen in oude gewoontes of niet van alle functionaliteiten gebruik maken omdat ze liever met Excel of Word te werk gaan.
