Het is natuurlijk een vak apart: een evenement organiseren. Dat zegt niet dat jij het niet kan. Wel moet je jij je dan gaan verdiepen, in wat er allemaal bij komt kijken. Het is dus van belang dat je de juiste stappen neemt. Wil jij weten wat de belangrijkste aandachtspunten zijn voor het organiseren van een evenement? Lees dan dit artikel, daarmee heb jij de eerste stap gezet!
Het communicatieplan
Waarom wil je eigenlijk een evenement organiseren? Wat wil je bereiken? Als je dat helder hebt kun je ook tot het doel komen. Grofweg is het van belang om de volgende items uit te werken:
- Why, visie, missie
- Doelen
- Acties
Terwijl je acties gaat uitwerken, kom je erachter dat er veel taken zijn. Daarover hieronder meer.
Vergunningen
Beginnende organisatoren vergeten wel eens dat alles niet zomaar mag. Voor heel veel evenementen zijn vergunningen nodig. Het is dus belangrijk dat je uitzoekt welke vergunningen er nodig zijn en zorg dat je ze krijgt. Bedenk ook een alternatief als bijvoorbeeld de gemeente een bepaalde locatie niet goedkeurt.
Geluid huren Weert
Zeker voor een eerste evenement is het niet betaalbaar om alles zelf aan te schaffen. Als je dus geluid nodig hebt, is geluid huren in Weert een slimme optie. Geluid huren in Weert of ergens anders waar ze goede apparatuur hebben. Het is namelijk belangrijk dat je kiest voor kwaliteit.
Budget
Geluid huren in Weert kost ook geld, ondanks dat huren al goedkoper is dan kopen. In het communicatieplan komt daarom ook het budget aan bod. Beginners zijn vaak te positief over de opbrengsten en schatten kosten vaak te laag in. Dan wordt er bijvoorbeeld niet gedacht aan het verschil tussen directe en indirecte uren. Pas daar dus mee op. Positief denken is leuk, maar het moet niet ervoor zorgen dat er schulden ontstaan. Dat zou een domper zijn.
Evaluatie
Een evenement begint eerder en eindigt later dan het evenement zelf. Wat dat betekent? Dat betekent dat er vooraf vaak al veel werk nodig is, zodat er voldoende bezoekers komen. Na het evenement is een evaluatie slim. Op die manier kom je erachter wat de mensen ervan vonden, maar je leert ook van de fouten. Hoewel fouten een groot woord is, noem het verbeterpunten. Alles voor een nog beter evenement na deze ervaring die je dan rijker bent.
